Softwareplattform für AZAV-zugelassene Bildungsträger

Ihre AZAV-Verwaltung. Eine Plattform.

Reduzieren Sie Verwaltungsaufwand und schaffen Sie mehr Zeit für gute Bildungsarbeit.

Die Softwareplattform für Maßnahmen, Kursdurchführungen, Teilnehmende, Nachweise und Kommunikation – von der interessierten Person bis zur unterschriebenen Unterlage.

Kostenlose Produktdemo buchen Funktionen entdecken

Kostenlos und unverbindlich

  • Ein Datenmodell statt Listen
  • Anwesenheit und Klassenbuch
  • Dokumente und Signaturen
  • Portal für Teilnehmende
Illustration einer Kurssituation in der Erwachsenenbildung: Teilnehmende sitzen mit Laptops und Unterlagen an Tischen, eine Lehrkraft steht erklärend vor einer Tafel.

Warum AZAV Cockpit

Gute Bildungsarbeit braucht Freiraum

Bildungsträger eröffnen Menschen neue berufliche Perspektiven. Diese Arbeit entsteht im Gespräch, im Unterricht, in der Begleitung einzelner Teilnehmender.

Daneben steht die Organisation jeder zugelassenen Maßnahme: Stammdaten, Kursdurchführungen, Bildungsgutscheine, Anwesenheiten, Klassenbuch, Unterlagen, Unterschriften. Verteilt über Tabellen, Ordner und Postfächer kostet nicht die einzelne Aufgabe Zeit, sondern der Weg dazwischen.

AZAV Cockpit führt diese Wege zusammen – damit mehr Zeit für die eigentliche Bildungsarbeit bleibt.

Die Plattform

Eine Plattform für die AZAV-Verwaltung

Mandantenfähige SaaS-Plattform für AZAV-zugelassene Bildungsträger: von der Trägerakte bis zum Portal für Teilnehmende – ein Datenmodell, rollenbasierte Zugänge.

Startseite von AZAV Cockpit mit Navigation zu Trägern, Maßnahmen, Kursdurchführungen, Teilnehmenden und Dokumenten sowie Statusübersicht.
Der Einstieg bündelt Navigation und Status: Von hier führen kurze Wege in Trägerakte, Maßnahmen, Kursdurchführungen, Teilnehmendenakten und Dokumente. Schematische Darstellung der Oberfläche mit Beispieldaten.

  • Zusammenhängend statt isoliert

    Maßnahme, Teilnahme, Gutschein, Nachweis und Dokument sind verbunden.

  • Für den ganzen Träger

    Mehrere Standorte, Rollen und parallele Angebote in einer Organisation.

  • Nachweise dort, wo gearbeitet wird

    Anwesenheit, Fehlzeiten und Klassenbuch entstehen im Kursalltag.

  • Weniger manuelle Schritte

    Vorlagen, automatische E-Mails und Signaturen nehmen Routinearbeit ab.

Der durchgängige Ablauf

Vom Bildungsgutschein bis zum Nachweis

Jeder Schritt baut auf den Daten des vorherigen auf – ohne erneute Erfassung.

  1. Interessierte erfassen

    Kontakt, Eignung und Förderbedarf strukturiert aufnehmen.

  2. Bildungsgutschein erfassen

    Förderbezug mit dem zuständigen Kostenträger verknüpfen.

  3. Maßnahme auswählen

    Passendes zugelassenes Bildungsangebot zuordnen.

  4. Kursdurchführung zuordnen

    Konkreter Durchlauf mit Zeitraum, Standort und Lehrplan.

  5. Anwesenheit und Klassenbuch

    Tagesstatus, Fehlzeiten und Unterrichtsverlauf dokumentieren.

  6. Dokumente und Unterschriften

    Unterlagen erzeugen, versenden, digital unterzeichnen lassen.

Am Ende liegen Teilnahme, Nachweise, Förderbezug und unterzeichnete Dokumente vollständig bei Person und Kursdurchführung.

Modulüberblick

Funktionen entdecken

Modulgruppen, die im Alltag zusammenarbeiten – auf gemeinsamer Datenbasis.

Träger, Standorte und Stammdaten

Eine digitale Trägerakte für die ganze Organisation.

  • Stammdaten, Branding, Zertifikate
  • Mehrere Standorte als eigene Einheiten
  • Verantwortlichkeiten klar zugeordnet

Maßnahmen, Lehrpläne und Kursdurchführungen

Zugelassenes Angebot und konkreter Durchlauf bleiben getrennt.

  • Nummern, Zertifizierung, Eignung, Kosten
  • Zeitraum, Standort, Status, Lehrplan
  • Personal und Teilnehmende zugeordnet

Interessierte, Teilnehmende und Förderung

Von der ersten Anfrage bis zur Teilnahmehistorie.

  • Zentrale Personenakte mit Verlauf
  • Bildungsgutschein und Kostenträger
  • Eignung, Abwesenheiten, Integrationserfolg

Anwesenheit, Fehlzeiten und Klassenbuch

Nachweise entstehen dort, wo unterrichtet wird.

  • Tagesstatus digital erfassen
  • Fehlzeiten mit Grund und Zeitbezug
  • Offene Unterschriften als Handlungsliste

Dokumente, Vorlagen und digitale Unterschrift

Vorlage befüllen, versenden, unterschrieben zurückerhalten.

  • Felder aus Produktdaten befüllt
  • Signatur über DocuSeal-Anbindung
  • Ablage im richtigen Kontext

E-Mail-Automatisierung

Wiederkehrende Nachrichten laufen von selbst.

  • Einladung, Einschreibung, Erinnerung
  • Anwesenheit, Signatur, Abschluss
  • Dokumente automatisch beigelegt

Personal und Qualifikationen

Qualifikationen und Nachweise bleiben auffindbar.

  • Personalakte mit Dokumenten
  • Weiterbildungen im Blick
  • Prozesse für wiederkehrende Vorgänge

Portal für Teilnehmende

Geschützter Selbstzugang, ohne interne Rechte.

  • PIN-gestützter Zugang
  • Eigene Kurse und Dokumente
  • Unterzeichnen direkt im Portal

Rollen, Berechtigungen und Superadmin

Jede Rolle sieht genau ihren Aufgabenbereich.

  • Aufgabenbezogene Rechte
  • Getrennte Zugänge intern und extern
  • Mandantenfähiger Betrieb

Ansichten aus der Plattform

Ausgewählte Oberflächen aus AZAV Cockpit – wählen Sie einen Bereich.

Schematische Darstellungen der Anwendungsoberfläche mit Beispieldaten. Navigation, Reiter, Tabellenspalten, Feldbezeichnungen und Statuswerte entsprechen der Software.

Träger-Detailansicht in AZAV Cockpit mit Stammdaten, Standorten, Zertifikaten und zugeordneten Dokumenten.
Digitale Trägerakte. Stammdaten, Standorte, Zertifikate und Nachweise liegen an einem Ort. Zuständigkeiten sind je Standort erkennbar, ohne den Trägerkontext zu verlassen.
Maßnahme-Detailansicht mit Maßnahmenummer, Zertifizierung, Eignungskriterien und Kostenangaben.
Das zugelassene Angebot. Maßnahmenummer, Zertifizierung, Eignungskriterien, Kostenparameter und Unterrichtsarten bleiben dauerhaft gepflegt – unabhängig von einzelnen Durchläufen.
Detailansicht einer Kursdurchführung mit Zeitraum, Status, Teilnehmenden und den Bereichen Planung, Anwesenheit und Klassenbuch.
Der konkrete Durchlauf. Zeitraum, Standort, Status und Teilnehmerkreis in einer Ansicht – mit direktem Zugriff auf Planung, Anwesenheit, Klassenbuch und Dokumente.
Kurs- und Lehrplanung mit zeitlicher Strukturierung der Unterrichtsinhalte.
Inhalte und Zeitfenster. Der Lehrplan strukturiert die Durchführung und bildet die Grundlage für Klassenbuch und Nachweise.
Teilnehmendenakte mit Person, Kursbezug, Bildungsgutschein, Dokumenten und Verlauf.
Eine Akte statt vieler Listen. Person, Kursbezug, Bildungsgutschein, Kostenträger, Abwesenheiten und Dokumente sind zusammengeführt.
Anwesenheitsübersicht einer Kursdurchführung mit tagesbezogenen Statuswerten und offenen Einträgen.
Tagesbezogene Dokumentation. Anwesenheiten werden digital erfasst, offene Einträge bleiben sichtbar und lassen sich nachbearbeiten.
Klassenbucheinträge mit Unterrichtsinhalten, Datum und verantwortlicher Lehrkraft.
Digitales Klassenbuch. Inhalte und Unterrichtsverlauf werden mit Kurs-, Datums- und Verantwortungsbezug dokumentiert.
Dokumentenadministration mit Vorlagen, generierten Dokumenten und zugehörigen Prozessen.
Vorlagen statt Einzelbearbeitung. Dokumentvorlagen sind mit Datenfeldern verknüpft; erzeugte Dokumente werden im richtigen Kontext gespeichert.
Portal für Teilnehmende mit eigenen Kursen, Dokumenten und offenen Unterschriften.
Geschützter Selbstzugang. Teilnehmende sehen eigene Kurse und Dokumente und unterzeichnen offene Unterlagen direkt im Portal.
Personalübersicht mit Qualifikationen, Weiterbildungen und Nachweisen der Mitarbeitenden.
Qualifikationen im Blick. Mitarbeitende, Lehrkräfte, Weiterbildungen und Nachweise sind dokumentiert und den Rollen zugeordnet.
Superadmin-Übersicht mit trägerübergreifender Verwaltung von Trägern, Nutzern und zentralen Systemobjekten.
Betrieb der Plattform. Träger, Nutzer, Maßnahmen, Kursdurchführungen, Dokumente und Kostenträger lassen sich übergreifend verwalten.

Verwaltung und Kurskoordination

Der operative Alltag

Spürbar dort, wo täglich organisiert und dokumentiert wird.

Eine Suche statt vieler Ablagen

Teilnehmenden-, Kurs- und Förderdaten liegen im selben Vorgang.

Übersicht über den Kursstand

Status, Teilnehmerkreis und offene Punkte auf einen Blick.

Klare Abläufe bei Neuzugängen

Aus einer Anfrage wird eine Teilnahme – ohne Mehrfacherfassung.

Dokumentation ohne Sammelmappen

Anwesenheit und Klassenbuch entstehen im Tagesgeschäft.

Weniger Abstimmungswege

Vorlagen, automatische E-Mails und digitale Unterschriften.

Nutzbar auch im Kursraum

Responsive Oberfläche für die Erfassung vor Ort.

Leitung und Qualitätsmanagement

Argumente für die Entscheidung

Eine fertige, betriebsbereite Plattform der Taikonauten GmbH.

Trägerweite Übersicht
Alle Objekte in einem Datenmodell – Grundlage für konsistente Auswertungen.
Standorte und Rollen
Mehrere Standorte und verteilte Teams in einer Organisation.
Nachvollziehbare Prozesse
Fehlende Nachweise werden früh sichtbar, nicht erst am Ende.
Mandantenfähigkeit
Daten der Träger organisatorisch getrennt, Betrieb zentral.
Skalierbarkeit
Cloudbetrieb und relationale Datenbasis wachsen mit.
Standardisierbares Onboarding
Stammdaten, Rollen, Vorlagen und Start nach festem Ablauf.
Kalkulierbares SaaS-Modell
Laufendes Abonnement plus einmaliges Onboarding.
Gepflegtes Produkt
Wartung, Updates und Regressionstests versioniert geplant.

Datenschutz und Sicherheit

Sensible Daten gehören geschützt

Zugriffe auf personenbezogene Daten und Nachweise sind technisch und organisatorisch begrenzt.

  • Getrennte Datenräume je Träger

    Jeder Träger arbeitet im eigenen Mandanten – die erste Schutzgrenze.

  • Nur die eigene Rolle sehen

    Navigation, Daten und Aktionen richten sich nach Rolle und Aufgabe.

  • Geschützte Zugänge

    Interne Zugänge sind authentifiziert, das Portal hat einen eigenen PIN-Zugang.

  • Dokumente im Kontext

    Kontextgebunden abgelegt und nicht öffentlich bereitgestellt.

Umgesetzte Schutzmechanismen

  • Authentifizierung der internen Zugänge
  • Magic Links für den Anmeldevorgang
  • PIN-gestützter Zugang zum Portal für Teilnehmende
  • Mandantenzuordnung als organisatorische Datengrenze
  • Rollenbasierte Berechtigungen
  • Row-Level-Security in der Datenbank
  • Anwendungsseitige Berechtigungsprüfungen auf dem Server
  • API-Key-Schutz für administrative Funktionen
  • Upstash-basiertes Rate Limiting gegen Überlast und Missbrauch

Wir beschreiben hier ausschließlich umgesetzte technische Mechanismen. Aussagen zu Zertifizierungen oder pauschale Konformitätsversprechen machen wir nicht. Die datenschutzrechtliche Ausgestaltung klären wir gemeinsam mit Ihnen vor der Einführung.

Preisorientierung

Kalkulierbar – passend zur Nutzung

Ab 99 € netto pro Monat

zuzüglich aktiver Teilnehmender und einmaligem Onboarding.

Laufendes Abonnement plus einmaliges Onboarding, in dem Stammdaten, Rollen und Vorlagen eingerichtet werden. Ihre Kalkulation rechnen wir im Gespräch gemeinsam durch.

Sehen, ob es passt

Wir zeigen den Ablauf an Ihren typischen Fällen.

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Häufige Fragen

Fragen zu AZAV Cockpit

Für welche Bildungsträger eignet sich AZAV Cockpit?

Für AZAV-zugelassene Bildungsträger in Deutschland – von kleineren Organisationen mit wenigen Mitarbeitenden und Kursdurchführungen bis zu größeren Trägern mit mehreren Standorten, Rollen und parallelen Bildungsangeboten. Die Standardprozesse sind integriert, die Fachlogik lässt sich je Träger konfigurieren.

Können mehrere Standorte verwaltet werden?

Ja. Standorte sind eigenständige Objekte innerhalb eines Trägers. Kursdurchführungen und Zuständigkeiten lassen sich je Standort differenzieren, während Stammdaten und Auswertungen trägerweit zusammenhängen.

Was ist der Unterschied zwischen Maßnahme und Kursdurchführung?

Die Maßnahme ist das zugelassene Bildungsangebot mit seinen fachlichen, zulassungs- und förderbezogenen Eigenschaften – etwa Maßnahmenummer, Zertifizierung, Eignungskriterien und Kostenparameter.

Die Kursdurchführung ist ein konkreter, zeitlich und örtlich geplanter Durchlauf dieser Maßnahme mit Lehrplan, Personal und Teilnehmerkreis. Diese Trennung verhindert, dass Zulassungsstammdaten und operativer Verlauf vermischt werden.

Welche Prozesse werden abgedeckt?

Träger und Standorte, Maßnahmen, Lehrpläne und Kursdurchführungen, Interessierte und Teilnehmende, Bildungsgutscheine und Kostenträger, Anwesenheiten und Fehlzeiten, Klassenbuch, Personal und Qualifikationen, Dokumentvorlagen und Dokumente, digitale Unterschriften, E-Mail-Automatisierung, das Portal für Teilnehmende sowie Rollen, Berechtigungen und die übergreifende Administration.

Wie werden Teilnehmendendaten geschützt?

Über mehrere Schichten: Authentifizierung der Zugänge, Mandantenzuordnung als organisatorische Datengrenze, rollenbasierte Berechtigungen, Row-Level-Security in der Datenbank, anwendungsseitige Berechtigungsprüfungen, API-Key-Schutz für administrative Funktionen und Upstash-basiertes Rate Limiting. Dokumente werden kontextgebunden gespeichert und nicht öffentlich bereitgestellt.

Welche Rollen und Zugänge gibt es?

Die Trägeradministration konfiguriert und behält den Gesamtüberblick. Das Management steuert Maßnahmen, Kursdurchführungen und Qualität. Mitarbeitende und Lehrkräfte arbeiten aufgabenbezogen im Kursalltag. Teilnehmende nutzen ein eigenes, geschütztes Portal. Für den Betrieb der Plattform existiert ein separater Superadmin-Bereich.

Gibt es ein Portal für Teilnehmende?

Ja. Teilnehmende erhalten einen PIN-gestützten Zugang zu ihren eigenen Kursen, Dokumenten und offenen Unterschriften. Die Oberfläche ist responsiv; interne Verwaltungsfunktionen bleiben abgeschirmt.

Wie funktionieren Dokumente und digitale Unterschriften?

Dokumentvorlagen werden mit Datenfeldern der Plattform verknüpft. Bei der Generierung setzt AZAV Cockpit bekannte Informationen ein und speichert das Dokument im richtigen Kontext. Unterschriftsbedürftige Unterlagen werden über die integrierte DocuSeal-Anbindung angefordert, im Portal unterzeichnet und unterschrieben in den Vorgang zurückgeführt. Der Versand läuft über den integrierten E-Mail-Dienst.

Wie läuft die Einführung ab?

Nach der Produktdemo klären wir die fachliche Passung, anschließend ist ein Pilotbetrieb mit begrenztem Umfang möglich. Die Einführung erfolgt über ein standardisiertes Onboarding: Stammdaten, Rollen, Vorlagen und Branding werden eingerichtet, Ihre Mitarbeitenden eingewiesen. Danach folgt der Regelbetrieb mit Support.

Was kostet AZAV Cockpit?

Ab 99 € netto pro Monat – zuzüglich aktiver Teilnehmender und einmaligem Onboarding. Ihre konkrete Kalkulation hängt von Ihrer Organisation und der Zahl aktiver Teilnehmender ab; wir stellen sie im Gespräch nachvollziehbar zusammen.

Wie kann eine Produktdemo vereinbart werden?

Über das Formular Kostenlose Produktdemo anfragen auf dieser Seite. Wir melden uns zur Terminabstimmung. Die Demo ist kostenlos und unverbindlich; wir zeigen den Ablauf entlang Ihrer typischen Fälle.

Produktdemo

Sehen Sie AZAV Cockpit an Ihren Fällen

Der durchgängige Ablauf in einem Termin: von der interessierten Person bis zur unterschriebenen Unterlage.

  • Rund 30–45 Minuten, online und ohne Vorbereitung
  • Fokus auf Ihre Organisation, Standorte und Rollen
  • Offene Fragen zu Einführung, Datenschutz und Kalkulation
  • Kostenlos und unverbindlich

Kostenlose Produktdemo anfragen

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